Jak nakládáte s fyzickými dokumenty obsahujícími citlivá firemní data? Víte, kdy a co je nutné skartovat? Ověřte si podle Davida Machovského z TisknuLevne.cz, zda tak činíte i v souladu s nařízením GDPR.

Archivační a skartovací povinnost

Každý podnikatelský subjekt je ze zákona povinen uchovávat vybrané dokumenty pro které platí různé archivační lhůty uvedené v příslušených zákonech:

• po dobu 5 let uchováváme účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy, účetní záznamy
• po dobu 10 let uchováváme účetní uzávěrky, výroční zprávy a daňové doklady
• po dobu 30 let uchováváme mzdové listy a další dokumenty pro účely důchodového pojištění
• k trvalému uchování jsou určeny dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, dokumenty o řízení podniku, dokumenty o majetku podnikatelského subjektu

Po uplynutí daných lhůt je vhodné dokumenty zlikvidovat, přičemž se jako ideální způsob likvidace jeví jejich skartace. Jedině tak si může být subjekt jistý, že nedojde ke zneužití citlivých dat. Přičemž u dokumentů s trvalou hodnotou by měl podnikatel nejdříve zažádat o archivaci oblastní archiv, na který se lze obrátit i s prosbou o odbornou radu.

Jak uchovávat dokumenty

Každá firma by měla mít vypracovaný archivační a skartační řád a podle těchto pravidel by měli kompetentní osoby dokumenty zakládat a případně likvidovat. 

Před založením dokumentů by mělo dojít k pečlivému roztřídění dokumentů na ty s označením „A„ (archiv) – to je dokument s trvalou hodnotou, „V“ (výběr) – to je dokument k posouzení v rámci skartačního řízení, „S“ (stoupa/skart) – to je dokument bez trvalé hodnoty určený k likvidaci. Tato označení se dále číslují podle toho, za kolik let má k vybrané akci (tj. archivaci, posouzení či skartaci) dojít. Zjednodušit organizaci dokumentů vám můžou vazací stroje. Jednoduše si pak roztřídíte důležité dokumenty.

TIP: Prodloužení životnosti dokumentů

Dokumenty s osobními údaji

Pro dokumenty obsahující osobní údaje platí speciální nařízení o ochraně osobních údajů (angl. zkratka GDPR). Dle něho je nutné dodržovat mimo jiné tzv. zásadu omezení uložení, kdy mají být osobní údaje v dokumentech uchovávány pouze po nezbytnou dobu. Bezprostředně poté, co uplyne doba pro zpracování dokumentů s obsaženými osobními údaji, je nutné tyto dokumenty skartovat.

Skartace dokumentů

Samotná likvidace dokumentů by měla proběhnout tak, aby byl dokument znehodnocen a byla znemožněna rekonstrukce a identifikace jeho obsahu. K tomu skvěle poslouží skartovací stroj, který dokumenty rozřeže na tenoučké proužky či částice, a tak obsah znečitelní. Skartaci může provést sám podnikatelský subjekt, při větším objemu dokumentů je možné se obrátit na specializovanou firmu.

I přesto, že se o skartaci dokumentů může postarat externí společnost, měla by každá firma vlastnit i vlastní skartovačku. Hlavní důvodem je, že se tento stroj upotřebí nejen při hromadné skartaci materiálu, kterému skončila archivační lhůta, ale i v průběhu každodenního pracovního procesu v kanceláři, kdy je například nutné zlikvidovat již nepotřebné kopie dokumentů či chybné záznamy.